A Secretaria Estado da Fazenda (Sefaz) inovou mais uma vez e é a pioneira no Estado a implantar o sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED-Sefaz). Com o sistema, processos e documentos que antes tramitavam em papel, agora serão totalmente digitais. Alinhado às mais modernas técnicas de gestão e segurança de processos e documentos, o GED-Sefaz traz mais dinamismo, praticidade e confiabilidade ao ambiente processual da Secretaria.

A implantação do GED-Sefaz é a terceira etapa do processo de reformulação do modelo de gestão do processo administrativo fiscal do Estado, iniciado em 2015, que compreende ainda as Turmas de Julgamento e a digitalização dos processos administrativos fiscais.

De março deste ano, quando o sistema começou a ser implantando, até o momento, mais de 25 mil processos e cerca de três milhões de folhas foram digitalizados. Há casos de processos físicos com vários volumes, verdadeiras pilhas de papel que chegavam a quase um metro de altura, o que dificultava até o manuseio.

“Após a digitalização, os processos físicos são encaminhados para o arquivo morto. Salas estão sendo liberadas para novos fins e mais de 200 armários foram redirecionados para escolas públicas”, explicou o gerente de Tributação, João Antônio Nunes da Silva. Além disso, a Sefaz já contabiliza uma economia significativa em materiais de escritório e no número de cópias de documentos. “Em poucos meses, a Sefaz alcançou uma redução de 97% no número de cópias”, ressaltou o gerente.

Para o secretário de Estado da Fazenda, Bruno Funchal, é uma mudança de paradigma que está em andamento. “Muda desde a ausência do processo físico até as formas como acessamos e manuseamos esses documentos. Isso representa um ganho de produtividade sem precedentes”, ponderou. A previsão é de que, até o final de 2018, todos os documentos e processos da Sefaz sejam trabalhados em meio eletrônico.

Os servidores da Sefaz estão se familiarizando ao novo sistema de gestão de documentos, mas quem já utiliza ressalta as facilidades trazidas com a nova rotina. “Nossa intenção era implantar um sistema simples e bastante intuitivo. O GED trouxe mais praticidade e agilidade para a Secretaria”, afirmou o secretário.

Importância

Para o gerente de Tributação da Sefaz, João Antônio, a implantação do GED-Sefaz é um projeto importantíssimo para a Administração Tributária. “O sistema traz segurança e reduz a burocracia para aqueles que atuam no processo administrativo fiscal, sejam eles servidores fazendários ou a serviço dos contribuintes”, destacou.

Segundo o secretário da Fazenda, “a expectativa é que, juntas, todas as medidas adotadas para reformulação do modelo de gestão do processo administrativo fiscal - Turmas de Julgamento, digitalização dos processos e GED-Sefaz - impactem positivamente na arrecadação do Estado e também contribuam para a melhoria do ambiente de negócios no Espírito Santo”, ressaltou Bruno Funchal.

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