O Sistema de Gestão de Documentos Arquivísticos Eletrônicos do Governo do Estado (e-Docs) já proporcionou, em 2022, uma economia de 291 toneladas de papel. Esse número é 16% superior em relação ao ano passado, quando deixaram de ser consumidas 250 toneladas.

Neste ano, a ferramenta capturou 62 milhões de páginas, evitando que 21 milhões de documentos fossem impressos e preservando 8.200 árvores. Além disso, o sistema evitou o desperdício de 155 mil metros cúbicos de água.

Desenvolvida pelo Instituto de Tecnologia da Informação e Comunicação do Estado do Espirito Santo (Prodest), em parceria com a Secretaria de Gestão e Recursos Humanos (Seger), a solução contabilizou 11,2 milhões de assinaturas neste ano.

Além disso, o e-Docs registrou 360 mil processos autuados, 3,69 milhões de encaminhamentos e 3,9 milhões de despachos, entranhamentos, entre outros atos. Desde o início de 2021, os novos processos administrativos do Poder Executivo Estadual são abertos apenas pelo sistema.

Para garantir a autoria e a integridade dos documentos armazenados na ferramenta, foi desenvolvido o e-Docs Chain. Inspirado pelo conceito de blockchain, o e E-Docs Chain usa um algoritmo para calcular um código único (hash) de cada documento capturado no E-Docs e registra esse código em uma cadeia de documentos especiais chamada Documentos-Elo.

Ações e benefícios

No e-Docs, é possível inserir processos e documentos sobre indicação de condutor de veículo, ajustes em contratos e convênios, requisições e contratações de serviços, cadastros de fornecedores, procedimentos relacionados à vida funcional dos servidores (férias, verificação de tempo de contribuição, diárias, censo bianual etc.), editais em geral e outros procedimentos.

Além de reduzir consideravelmente o consumo de papel, o e-Docs tem como benefícios marcantes: mais rapidez no atendimento das demandas; diminuição de custos operacionais com deslocamento de processos por mensageria; aprimoramento dos fluxos de trabalho; facilidade de acesso às informações; transparência e segurança dos dados.

“Os números mostram que o sistema e-Docs tem contribuído para tornar a Administração Pública Estadual mais dinâmica e preocupada com a sustentabilidade ambiental. Com certeza, isso é fruto do esforço dos funcionários do Prodest e dos órgãos estaduais que ajudaram na criação e na implementação do e-Docs”, afirmou o presidente do Prodest, Marcelo Azeredo Cornélio.

O secretário de Estado de Gestão e Recursos Humanos, Marcelo Calmon, destacou que o sistema já tem condições de ser disponibilizado para uso de outros governos. “Durante o período de implantação, o e-Docs passou por várias atualizações e melhorias. Hoje, ele se encontra em um nível de desenvolvimento que torna possível a sua cessão. Inclusive, já estamos trabalhando para que o sistema possa ser cedido aos Municípios e entes de outros Poderes”, disse.

Informações à Imprensa:

Assessoria de Comunicação do Prodest

Eric Lopes Menequini

comunicacao@prodest.es.gov.br

Assessoria de Comunicação da Seger

Vitor Possatti Rodrigues

vitor.rodrigues@seger.es.gov.br