O seminário “Gestão Documental” irá debater os benefícios da classificação de documentos como um elemento fundamental para a eficiência do Programa de Gestão Documental (Proged) do Governo do Estado. O evento, organizado pelo Comitê Gestor do Proged - formado pela Secretaria de Estado de Gestão e Recursos Humanos (Seger), Arquivo Público do Estado do Espírito Santo (APEES) e Instituto de Tecnologia da Informação e Comunicação (Prodest) - ocorrerá no dia 27 de outubro, às 13h30, no auditório do Tribunal de Contas do Estado. A atividade é direcionada aos membros das Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos (Cads) e demais servidores dos setores de Arquivo e Protocolo do executivo estadual. Para participar é preciso fazer uma inscrição prévia, nos dias 09 a 20 de outubro, no link: https://goo.gl/lnm5gF.

Gestão documental

A Lei Federal nº 8.159, de 08 de agosto de 1991, considera como gestão documental: “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente”.  Determina ainda como dever do poder público a gestão e a proteção especial a documentos, como instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova.

Ao Estado compete definir os critérios de organização e vinculação de seus arquivos, bem como a administração e o acesso, respeitando-se as especificidades de cada órgão. Com isso, recomenda-se que as entidades promovam o controle da sua própria documentação, evitando possíveis problemas decorrentes da violação de dados ou extravios. A preservação e a disponibilização são fundamentais para a guarda da memória e a transparência das ações. Além disso, as regras que dispõem sobre os materiais que podem ser eliminados, favorecem uma melhor utilização dos espaços e a redução dos custos de manutenção.

Programação

Palestra “Classificação de documentos” – Inaldo Nascimento (Tribunal Regional do Trabalho – TRT).

Estudo de caso “Experiências bem sucedidas com o Proged” – Polícia Civil e Instituto de Defesa Agropecuária e Florestal (Idaf).

Apresentação do “Relatório final do Diagnóstico da Situação Arquivística dos órgãos e Secretarias do Executivo Estadual” pelo Arquivo Público do Estado do Espírito Santo.

Informações à imprensa:

Arquivo Público do Estado do Espírito Santo

Jória Motta Scolforo

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