Representantes das Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos (Cads) e demais servidores das áreas de Arquivo e Protocolo do executivo estadual estiveram reunidos no auditório do Tribunal de Contas, nesta terça-feira (27), para discutir os benefícios da classificação de documentos para a administração pública durante o seminário “Gestão Documental”.

O evento foi promovido pelo Comitê Gestor do Programa de Gestão Documental (Proged) do Governo do Estado - formado pela Secretaria de Estado de Gestão e Recursos Humanos (Seger), Arquivo Público do Estado do Espírito Santo (APEES) e Instituto de Tecnologia da Informação e Comunicação (Prodest). Os objetivos foram capacitar os funcionários quanto à classificação de documentos, explicitando sua metodologia e benefícios; apresentar os estudos de caso e as experiências positivas do Instituto de Defesa Agropecuária e Florestal (Idaf) e da Polícia Civil e divulgar o diagnóstico empreendido pelo APEES da situação arquivística dos órgãos estaduais.

O diretor presidente do Arquivo Público, Cilmar Francheschetto, destaca a relevância do profissional arquivista e explica que desde janeiro têm sido realizadas visitas às instituições para a aplicação de um questionário que permitiu criar um banco de dados com a realidade de cada entidade. “Esta ação subsidiará as tomadas de decisões, as políticas públicas e o planejamento”,  afirma.

O secretário de Estado da Cultura, João Gualberto Vasconcellos, ressalta a relevância da manutenção e preservação da história em harmonia com a gestão, critérios técnicos e a transparência. Para a secretária de Estado de Gestão e Recursos Humanos, Dayse Lemos, é fundamental para o poder público documentar os trabalhos, porém, também é importante, utilizando as normas e a legislação vigente, eliminar o que não é necessário e fazer o correto descarte. "Com isso, tornamos mais eficiente a gestão documental, reduzimos custos com aqueles que não precisam ser guardados e otimizamos os espaços".

Gestão Documental

A Lei Federal nº 8.159, de 08 de agosto de 1991, considera como gestão documental: “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente”. Determina ainda como dever do poder público a gestão e a proteção especial a documentos, como instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova.

Para capacitar os participantes sobre o tema, uma série de palestras foram ministradas. São elas: “A importância da gestão de documentos para o atendimento aos preceitos da lei de acesso a informação” pelo auditor da Secretaria de Controle de Contas, Ricardo Oliveira; “Classificação de Documentos” pelo professor da Universidade Federal do Espírito Santo (Ufes), Taiguara Villela Aldebalde e “Procedimentos Legais para a Eliminação de Documentos” pela arquivista do APEES Viviane Vieira Vasconcellos. Foram expostas ainda as experiências de sucesso da Polícia Civil, apresentada pelo escrivão, João Carlos Moraes, e do Idaf, pela arquivista Luciana Cassa.

Finalizando o Seminário, Wagner Santana Bianchi, arquivista do APEES, mostrou os resultados do “Diagnóstico da Situação Arquivística dos Órgãos e Entidades do Poder Executivo Estadual” que nortearão as políticas públicas a serem aprofundadas, expandidas e aplicadas pelo Proged.

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